«Автоматизация учета трудозатрат в проектной компании с помощью Битрикс24».
Задача клиента
- Сотрудники вручную заполняли данные о плановых и фактических трудозатратах в Excel.
- Эти файлы отправлялись по почте ответственному сотруднику, который сводил данные в единую таблицу.
- Руководитель проектного офиса использовал эту таблицу для контроля текущих трудозатрат, отслеживания завершения плановых показателей и выявления проектов, где трудозатраты были близки к исчерпанию.
Этапы реализации решения
Анализ и постановка задачи
- Провели детальную консультацию с клиентом, чтобы понять текущие процессы и выявить узкие места.
- Определили ключевые требования: автоматизация сбора данных, исключение ручного труда, создание наглядных отчетов для руководителя.
Проектирование решения
- Разработали схему автоматизации: как данные будут собираться, как система будет формировать задачи для сотрудников и как данные будут визуализироваться.
- Определили, какие инструменты Битрикс24 будут использоваться: сделки, смарт-процессы, задания, автоматизации.
Настройка процессов в Битрикс24
- Настроили автоматическое создание заданий для сотрудников. Система раз в неделю формирует задания с напоминанием внести данные о трудозатратах по проектам.
- Реализовали автоматический пересчет данных: все внесенные сотрудниками значения автоматически агрегируются и пересчитываются по каждому проекту.
Кроме того в чат проектного отдела приходит список тех, кто не выполнил заполнение трудозатрат, чтобы можно было на это отреагировать.
Тестирование и обучение
- Провели тестирование системы, чтобы убедиться, что все процессы работают корректно.
- Обучили сотрудников и руководителя работе с новыми инструментами совместно с лидером по автоматизации со стороны заказчика.
Запуск и поддержка
- Запустили систему в работу.
- Обеспечили поддержку на начальном этапе, чтобы оперативно решать возникающие вопросы.
Создание отчетов
Разработали наглядный отчет для руководителя, который включает:
- Название проекта
- Плановые трудозатраты
- Фактические трудозатраты
- Процент израсходованных трудозатрат
- Цветовое выделение проектов, где трудозатраты превышены.
- Настроили автоматическое обновление отчета, чтобы данные всегда были актуальными.
Решение
В результате мы реализовали систему, которая:
- Автоматически создает задачи для сотрудников, напоминая им внести данные о трудозатратах.
- Автоматически пересчитывает данные по каждому проекту, исключая ошибки.
- Формирует наглядный отчет для руководителя, где видно:
- Плановые и фактические трудозатраты.
- Процент израсходованных ресурсов.
- Проекты с превышением трудозатрат (выделены цветом).
Результаты
В результате мы реализовали систему, которая:
Повышение точности: Исключены ошибки, связанные с ручным вводом данных и их обработкой.
Удобство для руководителя: Руководитель проектного офиса получил доступ к актуальной информации в удобном формате, что упростило контроль и планирование.
Почему это важно для бизнеса?
Автоматизация учета трудозатрат не только сэкономила время сотрудников, но и повысила прозрачность процессов. Руководитель теперь может оперативно реагировать на изменения, предотвращать перерасход ресурсов и эффективно управлять проектами.
Почему это важно для бизнеса?
Автоматизация учета трудозатрат не только сэкономила время сотрудников, но и повысила прозрачность процессов. Руководитель теперь может оперативно реагировать на изменения, предотвращать перерасход ресурсов и эффективно управлять проектами.
Кому подойдет такое решение?
Наше решение идеально для компаний, которые:
- Ведут проекты с фиксацией трудозатрат.
- Хотят исключить ручной труд и повысить точность данных.
- Стремятся оптимизировать процессы и сэкономить время сотрудников.
Минимальный бюджет проекта — от 30 000 рублей. Мы предлагаем индивидуальный подход: начните с консультации, где мы изучим ваши задачи и предложим оптимальное решение в Битрикс24.
— Бесплатные Сайты и CRM.