Кейс: внедрение CRM в компании по оказанию услуг инженерных изысканий

Причина обращения: самостоятельное попытка автоматизации, нет упорядоченной точной инструкции для сотрудника, что делать на каждом шаге выполнения инженерных работ, нет отлаженной системной работы с подрядчиками, нет понимания эффективности источников рекламных каналов
Кол-во сотрудников: отдел продаж - 5-7, проектный отдел - 5, административный персонал - 3
Команда со стороны клиента: коммерческий директор, главный инженер
Команда с нашей стороны: CRM-аналитик, отдел разработки

Поставленные задачи
Перенести бизнес-процесс работы со сделками в CRM ( 5 воронок продаж)

Критерий выполнения:
в CRM настроены 5 воронок с автоматическими задачами и согласованиями

доработать бизнес-процесс согласования счета

Критерий выполнения:
согласование счета происходит по бизнес-процессу, утвержденному в компании

организовать автоматические уведомления для подрядчиков

Критерий выполнения:
подрядчики получают нужные уведомления и данные задания на этапах сделок

разработать систему автоконтроля выполнения задач

Критерий выполнения:
система автоматически следит за просроченными задачами, делами, лидами и сделками без следующего шага и отправляет руководителям отчет

что было сделано

перенесли бизнес-процессы в сделки 

По каждой услуге была создана своя воронка продаж с уникальными стадиями и своим сценарием автоматической постановки задач.
Новый сотрудник получает регламентированный порядок действий на каждом шаге.

доработали процесс согласования счета

Внесли изменения в базовый бизнес-процесс в живой ленте. Согласование счета теперь учитывает дополнительные параметры при вводе счета и направляет согласование по нужному направлению.

настроили уведомления для подрядчиков

На нужной стадии сделки подрядчикам отправляется почтовое уведомление о назначении на работы, описанием и контактами заказчика. За 1 день до работ отправляется дополнительное уведомление.

автоматический контроль дисциплины

Разработано приложение, которое по итогу дня отправляет руководителям подразделений сводный отчет по просроченным делам, лидам/сделкам без назначенного следующего шага.
Автоматически начисляет минусовые баллы и добавляет к итоговому отчету за месяц. 

Какие возникли трудности

привыкание к новому формату

После внедрения бизнес-процесса задачи стали ставиться автоматически, но культуры их вовремя выполнять и переносить сроки не было. 

Сопротивление одного из руководителей

Скептическое отношение коммерческого директора ввиду повышения прозрачности отдела продаж

Не достаточный уровень компьютерной грамотности

Отсутствие опыта у сотрудников работы в подобных системах

Протест против контроля

Не всем сотрудникам, нравилось, что теперь результаты работы будут легко контролируемы

Какие результаты получила компания

сокращащение "забытых" проектов

Благодаря автоматизации работа с проектами стала более прозрачной. Легче стало обнаруживать проблемные места и вовремя подключаться для исправления

повышение управляемости

За 7 месяцев было регламентировано автоматизировано 13 видов услуг

Внедрена система оценки KPI

Ежемесячный отчет по нарушениям позволяет премировать или влиять на переменную часть оклада, в случае нарушений

Контроль эффективности рекламы

Правильная работа со сделками и настроенная сквозная аналитика позволяет видеть эффективность рекламы

Причины успешного проекта
заинтересованность коммерческого директора

Экспертиза по тому, как должен работать процессы была предоставлена коммерческим директором компании. Нам осталось реализовать это в системе.

поэтапное внедрение

Процесс внедрялись постепенно. Сперва основные и самые важны. Вносились изменения.

Контроль выполнения регламентов

Решимость собственников в пресекании любого саботажа со стороны сотрудников. 

Ответьте на 7 вопросов и узнайте, как с нашей помощью внедрить CRM в вашу компанию